适用对象：会计核算健全、实行查账征收、能够准确归集研发费用，且实际开展符合条件研发活动的居民企业
不适用情形：仅做日常升级维护、常规质量控制或不属于政策研发活动的项目；负面清单行业及委托境外研发等事项须按专门规则核对
审核角色：成诚优服财税专项内容审核
内容与来源核验日期：2026-09-02
直接答案
先核对企业、活动和费用是否在现行政策范围内，再按研发项目建立辅助账并连接实际形成的业务资料。政策要求的是研发活动真实发生、费用准确归集和资料留存备查，不是要求所有企业机械制作同一套文件。项目目标、人员、材料、设备、委外和阶段结果，应以业务过程中真实形成、能够相互印证的记录为基础；没有发生的会议、试验或失败过程，不应为了凑清单事后补造。
第一步：先过适用性门槛
归集前先回答四个问题：
企业所属行业是否属于现行政策允许范围；
该活动是否属于为获得科学与技术新知识、创造性运用新知识，或实质性改进技术、产品（服务）、工艺而持续进行的系统性活动；
项目属于自主研发、委托研发、合作研发还是集中研发；
本次归集对应哪个纳税年度，采用的正式文件在该年度是否有效。
产品常规升级、一般性资料整理、重复应用已有成果、售后维护等活动，不能只因内部称为“研发项目”就直接纳入。判断有疑问时，应先保存技术事实和判断依据，再决定是否申报优惠。
第二步：建立项目事实档案
建议为每个项目设置唯一编号，并记录项目目标、拟解决的问题、实施期间、负责人、参与人员、阶段和当前状态。可作为佐证的材料包括：
立项决议、任务书、研发计划或需求说明；
技术方案、设计或代码版本、试验和测试记录、变更记录；
阶段评审、样品样机、检测结果、专利或其他成果资料；
项目暂停、调整、失败或结题时实际形成的说明。
上述材料是证据类型示例，不是一律必备的固定表单。项目未发生某类活动，就不应虚构对应记录；已有电子系统日志、版本记录或签批流程的，可按可读取、可追溯的方式留存。
第三步：按费用类别连接原始凭证
人员人工
保存参与人员名单、工资薪金或劳务费用凭证，以及能够说明其参与项目的记录。人员同时从事研发和非研发活动时，应根据实际情况保留工时、任务或其他必要记录，采用合理且前后一致的方法分配费用。
直接投入
把领料、采购、燃料动力、租赁或检测等原始凭证连接到具体项目。研发与生产共用材料或资源时，保留实际使用记录和分配依据；无法合理区分的金额不应直接全部计入可加计扣除研发费用。
折旧与无形资产摊销
保存资产卡片、投入使用时间、项目使用记录和折旧或摊销计算。仪器设备、软件等同时用于研发与非研发活动时，记录实际使用情况并合理分配。
其他类别和委外研发
新产品设计、工艺规程、试验等费用，应与对应项目和成果记录相连。委外研发应保存实际形成且能证明交易和研发成果的合同、发票或其他合法凭证、付款及交付记录；项目设有验收环节的，再留存验收资料。关联方、境外委托和合作研发还要按各自专门规则核对，不能只凭一张发票归集。
第四步：建立并核对研发支出辅助账
按项目归集实际发生的可加计扣除费用，并与会计凭证、明细账和总账核对。企业可以参照税务总局发布的2015版或2021版研发支出辅助账样式，也可以自行设计；自行设计的样式应包含2021版样式所列数据项并保持逻辑关系一致。
至少完成三组勾稽：
项目记录中的人员、材料、设备和委外事项与原始凭证一致；
辅助账金额与会计明细账、总账一致，差异有可复核说明；
申报金额来自辅助账汇总和现行政策口径，不从预计优惠金额倒推费用。
第五步：申报前做反向复核
重点检查：
日常生产经营活动是否误列为研发；
研发与生产共用人员、材料、设备是否缺少合理分配记录；
委外合同、付款、发票和交付成果是否不能相互对应；
研发过程中形成的特殊收入、直接形成产品对应材料等事项是否按现行政策处理；
账务、辅助账和申报表之间是否存在无法解释的差异；
留存资料是否能够在以后年度继续读取。
发现证据不足时，应回到真实业务记录补充说明或剔除无法支持的金额，不得倒签、补造工时或伪造阶段成果。
官方来源
《中华人民共和国企业所得税法》（国家税务总局政策法规库标注“全文有效”）：
https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5193018/content.html财政部、国家税务总局、科技部《关于完善研究开发费用税前加计扣除政策的通知》（财税〔2015〕119号；法规库显示部分条款有后续调整，使用时应结合注释）：
https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c102416/c5203882/content.html国家税务总局《关于研发费用税前加计扣除归集范围有关问题的公告》（国家税务总局公告2017年第40号，法规库标注“全文有效”）：
https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100012/c5194758/content.html国家税务总局《关于进一步落实研发费用加计扣除政策有关问题的公告》（国家税务总局公告2021年第28号；第一条已废止，本文仅采用仍有效条款及辅助账样式）：
https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100012/c5194995/content.html财政部、税务总局《关于进一步完善研发费用税前加计扣除政策的公告》（财政部、税务总局公告2023年第7号）：
https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c102416/c5201978/content.html国家税务总局《关于发布修订后的〈企业所得税优惠政策事项办理办法〉的公告》（国家税务总局公告2018年第23号；用于核对“自行判别、申报享受、相关资料留存备查”的办理原则）：
https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100012/c5194795/content.html国家税务总局《研发费用加计扣除政策执行指引（2.0版）》：
https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100022/c5215324/content.html
上述官方页面于2026-09-02回读。《研发费用加计扣除政策执行指引（2.0版）》明确其用于帮助理解政策，不是税收执法或申报享受政策的依据；实际执行应以申报所属年度有效的正式文件及法规库注释为准。
标签：研发费用归集应先判断活动和企业是否符合政策范围 再按项目连接业务记录、会计凭证和研发支出辅助账；不同项目可以使用不同形式的真实资料 不应在申报前倒推或补造证据。